לכן, התשובה לשאלה 'מתי כדאי להפעיל אוטומציה בעסק?' מתחלקת לשני חלקים. שני מקרים בהם תוכלו להינות מטיפול אוטומטי לאירועים יום יומיים שמתרחשים בעסק:

1. מצב בו העובדים נשחקים ע"י פעולות שוטפות החוזרות על עצמן – מצב בו פעולה מסוימת הנדרשת לביצוע מספר רב של פעמים, גורמת לנו כעובדים שחיקה וירידה במוטיבציה. 

אם תשאלו את העובדים בארגון שלכם, 'מה הדבר הכי שנוא עליכם לבצע במסגרת התפקיד שלכם?' – לבטח התשובה תהיה קשורה לעבודה הסזיפית החוזרת על עצמה שוב ושוב וזה בדיוק מה שהאוטומציה אוהבת לעשות ועושה הכי טוב שיש – היא אינה מתעייפת וחוזרת על אותו סט פעולות לביצוע פעם אחר פעם ומאפשרת לעובדים לבצע פעולות יצרניות אחרות שלא שוחקות את כוח העובדה שלכם בעסק.

2. מצב בו לקוח בפועל מתקשר לברר מידע שאין ברצונכם לבזבז עליו זמן יקר – הגדרת סט של פעולות שתומכות בתהליך קיים. כאן האוטומציה אינה רק פעולה טכנית, היא מבוססת מחשבה של טיפול בלקוחות, עובדים, ואנשים שזקוקים למידע מותאם. 

לדוגמא, אם אתם חברה שמספקת סחורה ללקוחות, אתם בוודאי מודעים ומוטרדים לא מעט מכך שלקוחות מתקשרים לשירות הלקוחות שוב ושוב על מנת לברר מתי יקבלו את המוצר שרכשו.

בתהליך שנתמך על ידי אוטומציה, הלקוח יוכל לקבל מענה מקיף לשאלתו ולהרגיש מטופל למרות שלא קיבלתם גם לא טלפון אחד מלקוח.

יתרה מזאת, המערכת האוטומטית, לא תחכה לפניית הלקוח, היא תפנה אליו באופן יזום ותעדכן אותו בכל שלב ושלב.

ככה פשוט – מצד אחד זה נותן לכם קצת יותר שקט וזמן להתפנות לעבוד על המשימות החשובות באמת ומצד שני זה מעניק ללקוח תחושת ביטחון ומעמיק את האמון בכם ובכך שאתם מטפלים בו אישית.